KI-gestütztes Teilnehmermanagement für Events
KI-gestütztes Teilnehmermanagement für Events
Alle Angaben zu Datenschutz, Hosting und Compliance auf einer Seite.
eBrain ist ein Guest-Management-System der eBrain Technology Group GmbH mit Sitz in Berlin. Die Plattform wird in der Europäischen Union bei der IONOS SE gehostet, verarbeitet Teilnehmerdaten ausschließlich im Auftrag des Kunden und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO bereit.
Faktenliste ohne Produktbeschreibung. Zuletzt geprüft: KLÄREN: Datum
Serverstandort
EU
IONOS SE, Montabaur. Produktivumgebung vollständig in der Europäischen Union.
Auftragsverarbeitung
Art. 28
AVV nach DSGVO, KLÄREN: Download oder auf Anfrage?
EU AI Act
2024/1689
KLÄREN: Risikoklasse eintragen, sobald geprüft
Jede Antwort in einem Satz. Die Belege stehen in den Abschnitten darunter.
Jede Angabe ist unten im jeweiligen Abschnitt belegt.
| Merkmal | Angabe | Status |
|---|---|---|
| Serverstandort | Europäische Union, KLÄREN: Rechenzentrum exakt | ja |
| Hosting-Anbieter | IONOS SE, Montabaur, Deutschland | ja |
| Bundes-Cloud | KLÄREN: Welche Komponenten laufen tatsächlich in der IONOS Bundes-Cloud? | offen |
| Auftragsverarbeitungsvertrag | nach Artikel 28 DSGVO, KLÄREN: Download oder auf Anfrage? | ja |
| Drittlandtransfer | KLÄREN: Transfer außerhalb der EU? Wenn ja, wohin und auf welcher Grundlage? | offen |
| EU-AI-Act-Einstufung | KLÄREN: Risikoklasse nach Artikel 6 und Anhang III | offen |
| ISO 27001 | KLÄREN: Zertifiziert, in Vorbereitung oder nein? | offen |
| Audit-Logs | KLÄREN: Zugriffe protokolliert? Aufbewahrung? Für Kunden einsehbar? | offen |
| Löschfrist nach Vertragsende | KLÄREN: Frist in Tagen | offen |
| Datenschutzbeauftragter | KLÄREN: Benannt? Kontaktadresse | offen |
Die gesamte Produktivumgebung läuft in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Hosting-Partner ist die IONOS SE mit Sitz in Montabaur, Deutschland.
| Komponente | Standort | Anbieter |
|---|---|---|
| Anwendungsserver | KLÄREN: Standort | IONOS SE |
| Datenbank | KLÄREN: Standort | IONOS SE |
| Datei- und Medienspeicher | KLÄREN: Standort | KLÄREN: Anbieter |
| Backups | KLÄREN: Standort und Aufbewahrungsdauer | KLÄREN: Anbieter |
| E-Mail-Versand | KLÄREN: Versanddienst und Standort | KLÄREN: Anbieter |
| KI-Verarbeitung (Emily) | KLÄREN: Modell, Anbieter, Standort. Bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich die Rechtsgrundlage | KLÄREN: Anbieter |
Der Kunde ist Verantwortlicher nach Artikel 4 Nummer 7 DSGVO. Die eBrain Technology Group GmbH ist Auftragsverarbeiterin nach Artikel 28 DSGVO und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Kunden.
| Punkt | Angabe |
|---|---|
| Vertragsform | KLÄREN: Eigener AVV oder EU-Standardvertragsklauseln? Als PDF? |
| Bereitstellung | KLÄREN: Download-Link oder Anfrage über welche Adresse? |
| Datenkategorien | KLÄREN: Auflisten: Name, E-Mail, Funktion, Unternehmen, Teilnahmestatus, weitere? |
| Betroffenenkategorien | Eingeladene und registrierte Teilnehmende der Veranstaltungen des Kunden |
| Verzeichnis nach Artikel 30 | KLÄREN: Geführt? Auf Anfrage einsehbar? |
| TOM nach Artikel 32 | KLÄREN: Dokument vorhanden? Anlage zum AVV? |
| Meldung von Verletzungen | KLÄREN: Zugesicherte Frist gegenüber dem Kunden, in Stunden |
Änderungen an dieser Liste werden Kunden KLÄREN: Vorlauffrist in Tagen vor Wirksamkeit mitgeteilt.
| Dienstleister | Zweck | Standort | Grundlage |
|---|---|---|---|
| IONOS SE | Hosting und Infrastruktur | Deutschland | AVV |
| KLÄREN: E-Mail-Versanddienst | Einladungen und Erinnerungen | KLÄREN: Standort | KLÄREN: AVV oder SCC |
| KLÄREN: KI-Modellanbieter | Sprachverarbeitung Emily | KLÄREN: Standort | KLÄREN: AVV oder SCC |
| KLÄREN: Weitere prüfen: Analytics, Support, Fehler-Monitoring, CDN |
Die jeweils gültige Liste ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Die Verordnung stuft KI-Systeme nach Risiko ein. Für eBrain gilt folgende Einordnung.
| Prüfpunkt | Einordnung |
|---|---|
| Risikoklasse | KLÄREN: Guest Management fällt in der Regel unter minimales Risiko, der Chatbot Emily löst zusätzlich Artikel 50 aus. Von einer Fachperson bestätigen lassen |
| Verbotene Praktiken, Artikel 5 | Nicht einschlägig. Keine biometrische Kategorisierung, kein Social Scoring, keine Emotionserkennung am Arbeitsplatz. |
| Hochrisiko, Anhang III | KLÄREN: Teilnehmermanagement ist keiner der acht Anhang-III-Bereiche. Diese Begründung ausschreiben |
| Transparenzpflicht, Artikel 50 | KLÄREN: Wird offengelegt, dass Emily ein KI-System ist? Wo im Interface? |
| Rolle nach der Verordnung | KLÄREN: Anbieter, Betreiber oder beides? |
| KI-Kompetenz, Artikel 4 | KLÄREN: Schulung dokumentiert? Seit wann? |
| Training mit Kundendaten | KLÄREN: Werden Kundendaten zum Training verwendet? |
Getrennt nach eBrain Technology Group und eingesetzten Dienstleistern. Ein zertifizierter Hosting-Partner macht die eigene Organisation nicht zertifiziert.
| Nachweis | eBrain Technology Group | Hosting-Partner |
|---|---|---|
| ISO/IEC 27001 | KLÄREN: Zertifiziert, in Vorbereitung oder nein? | KLÄREN: IONOS-Zertifikat prüfen, Geltungsbereich nennen |
| ISO/IEC 27017 und 27018 | KLÄREN: Status | KLÄREN: Status |
| SOC 2 Typ II | KLÄREN: Status | KLÄREN: Status |
| C5-Testat (BSI) | KLÄREN: Status | KLÄREN: Status |
| TISAX | KLÄREN: Nur relevant bei Automotive-Zielkunden | — |
| Penetrationstest | KLÄREN: Extern? Wann zuletzt? Bericht auf Anfrage? | — |
Nicht vorhandene Zertifizierungen sind hier als nicht vorhanden ausgewiesen.
Auftragsverarbeitungsvertrag, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die technischen Maßnahmen gibt es als Paket. Ein Dokumentensatz, eine Anfrage.
| Datenart | Aufbewahrung | Löschung |
|---|---|---|
| Teilnehmerdaten einer Veranstaltung | KLÄREN: Frist | KLÄREN: automatisch oder auf Anforderung? |
| Kundenkonto nach Vertragsende | KLÄREN: Frist, üblich 30 bis 90 Tage | KLÄREN: Verfahren |
| Backups | KLÄREN: Aufbewahrungsdauer | KLÄREN: Rollierend? Zyklus? |
| Audit- und Zugriffsprotokolle | KLÄREN: Frist | KLÄREN: Verfahren |
| E-Mail-Versandprotokolle | KLÄREN: Frist | KLÄREN: Verfahren |
| Umfragedaten | KLÄREN: Frist | KLÄREN: Verfahren |
Auf Anforderung werden nach Vertragsende alle personenbezogenen Daten gelöscht oder zurückgegeben, KLÄREN: Verfahren und Exportformat.
Für regulierte Branchen ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Änderungen die zentrale Anforderung. Die Plattform stammt aus Pharma- und Finanzumgebungen.
| Funktion | Verfügbar | Detail |
|---|---|---|
| Protokollierung von Zugriffen | offen | KLÄREN: Welche Ereignisse? |
| Protokollierung von Änderungen | offen | KLÄREN: Wer, was, wann? Alte und neue Werte? |
| Einsehbarkeit für Kunden | offen | KLÄREN: Im Interface, per Export oder auf Anfrage? |
| Exportformat | offen | KLÄREN: CSV, JSON, PDF? |
| Manipulationssicherheit | offen | KLÄREN: Logs unveränderlich? Wie abgesichert? |
| Aufbewahrungsdauer | offen | KLÄREN: Frist |
| Rollen- und Rechtekonzept | offen | KLÄREN: Welche Rollen? Granularität? |
| Zwei-Faktor-Authentifizierung | offen | KLÄREN: Verfügbar? Erzwingbar? |
| Single Sign-on | offen | KLÄREN: SAML, OIDC? In welchem Tarif? |
Kurzform. Die vollständige Darstellung ist Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.
| Bereich | Maßnahme |
|---|---|
| Transportverschlüsselung | KLÄREN: TLS-Version, HSTS aktiv? |
| Verschlüsselung gespeicherter Daten | KLÄREN: At-rest-Verschlüsselung? Verfahren? |
| Mandantentrennung | KLÄREN: Logisch oder physisch? Verfahren beschreiben |
| Zugangskontrolle | KLÄREN: Wie ist der Zugriff eigener Mitarbeitender auf Kundendaten geregelt? |
| Verfügbarkeit | KLÄREN: Zugesicherte Verfügbarkeit in Prozent? SLA? |
| Wiederherstellbarkeit | KLÄREN: Recovery Time Objective und Recovery Point Objective |
| Vertraulichkeitsverpflichtung | KLÄREN: Mitarbeitende nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe b verpflichtet? |
Anfragen betroffener Personen richten sich an den Verantwortlichen, also an den Veranstalter, der eBrain einsetzt. Die eBrain Technology Group GmbH unterstützt Verantwortliche bei der Beantwortung nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO.
| Anliegen | Contact |
|---|---|
| Datenschutzanfragen | KLÄREN: E-Mail, etwa datenschutz@ebrain.events |
| Datenschutzbeauftragter | KLÄREN: Name und Kontakt. Falls nicht benannt: begründen, warum keine Pflicht besteht |
| Sicherheitsvorfälle melden | KLÄREN: E-Mail, etwa security@ebrain.events |
| Dokumentenpaket anfordern | KLÄREN: E-Mail oder Download-Link |
| Verantwortliche Stelle | eBrain Technology Group GmbH, KLÄREN: Anschrift, Handelsregister, Registergericht |
Diese Seite wird bei jeder Änderung an Infrastruktur, Dienstleistern oder Zertifizierungen aktualisiert. Zuletzt geprüft: KLÄREN: Datum. Fragen zu einzelnen Angaben beantwortet KLÄREN: Name und E-Mail direkt.
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